Оплачивание расходов, связанных с хозяйственной или основной деятельностью компании, может быть проще и удобнее осуществлять с помощью корпоративной банковской карты, вместо обычного банковского перевода по реквизитам. Специально для таких целей можно оформить карту, которой будут пользоваться только определенные сотрудники компании.

Но стоит ли использовать корпоративные банковские карты и какие преимущества они предоставляют? В данной статье мы рассмотрим основные моменты, связанные с такими картами для юридических лиц, и проанализируем предложения различных банков по условиям и тарифам. Эта услуга может пригодиться компаниям в случаях, когда необходимо платить за накладные, представительские, транспортные и командировочные расходы.

Использование корпоративных банковских карт

Корпоративная банковская карта отличается от обычной тем, что она привязана к счету юридического лица - расчетному или отдельному карточному. Всюду, где необходимо выдать сотруднику деньги под отчет, компания может использовать корпоративную карту. Карта может быть выдана как дебетовая, так и кредитная, именная или на предъявителя.

Это позволяет упростить и оптимизировать расходы компании, аналогичные расходам обычного физического лица. Например, компания может приобрести подарок для сотрудника на день рождения, организовать маленькую вечеринку в отделе, отправить кого-то в срочную командировку с проживанием в гостинице, пригласить клиента на обед или заказать такси - список может быть очень длинным.

В статье рассматриваются особенности оформления и обслуживания корпоративных карт. Для начала следует обратить внимание на то, что процесс выпуска и выдачи данных платежных инструментов происходит в соответствии с «Положением об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием», которое было утверждено ЦБ РФ 24 декабря 2004 года под № 266-П.

Если на предприятии возникает необходимость в корпоративной карте, то руководитель должен обратиться в банк с заявлением. Помимо заявления, может потребоваться предоставление определенных документов. Конкретный список необходимых документов определяется каждым банком по своему усмотрению.

После того как заявление и пакет документов будут рассмотрены, и решение банка будет положительным, подписывается договор о выпуске и обслуживании корпоративной карты. В данном договоре должна быть отражена информация о сотрудниках, которые будут использовать данные платежные инструменты. Также, каждой карте может быть установлен индивидуальный лимит на списание средств, например, не более 50 000 рублей в месяц.

Статья: Правила использования корпоративных банковских карт

Управление предприятия определяет порядок использования корпоративных банковских карт. Указанный порядок должен быть зафиксирован в локальном нормативном документе – Положении, которое предоставляет ответы на ряд важных вопросов.

К Положению относятся следующие пункты:

1. Описание процедуры использования PIN-кода карты, который является конфиденциальной информацией и не должен быть сообщен третьим лицам.
2. Предоставление отчета о расходе средств по карте в течение двух-пяти рабочих дней, в котором сотрудник обязан отчитаться перед директором организации и/или главным бухгалтером и приложить чеки к отчету.
3. Введение штрафов при непредставлении отчета. Суммы, указанные на карте, могут быть удержаны из заработной платы сотрудника, который произвел расчеты.
4. Ведение учета корпоративных карт – выдача и возврат карт. Для этого создается специальный журнал учета.
5. Меры, которые должны быть приняты в том случае, если корпоративная банковская карта была утеряна или похищена. Факт утери карты должен быть мгновенно сообщен банку, который принимает меры по блокированию карты. Если держатель карты не успел связаться с банком своевременно и предприятие вынуждено понести ущерб, то сотрудник, держащий карту, должен возместить сумму ущерба.

Важно знать!

Обычно оплата с помощью корпоративной банковской карты производится безналичным путем.

Факт произведенных расчетов по картам будет отображен в соответствующей выписке по счету. Списание средств на счету будет производиться на дату формирования выписки.

Преимущества использования корпоративных банковских карт

Корпоративные банковские карты - это удобный инструмент для предпринимателей, который имеет ряд преимуществ:

1. Оплачивать покупки онлайн с предоплатой.
2. Компания может осуществлять доступ к средствам в любое время, а также снимать наличные деньги с использованием банкомата.
3. В случае утери карты или подозрительных операций, ее можно быстро заблокировать и сохранить существующие средства.
4. Корпоративная карта позволяет быстро и легко осуществлять платежи превышающие 100 000 рублей, что выше порога, установленного для наличных расчетов.
5. Пользование картой возможно за границей, с автоматической конвертацией валют.
6. Установление лимитов расходов на карту, что делает ее использование более безопасным.
7. Бухгалтерия может контролировать расходы по картам, заказав детальную выписку.
8. Вы можете получать SMS-информацию обо всех операциях по карте.
9. Уведомление налоговых органов и внебюджетных фондов об оформлении корпоративных карт не требуется, а также не нужно сообщать о создании карточных счетов, так как эта обязанность отменена Федеральным законом от 2 апреля 2014 года № 52-ФЗ.

Фото: freepik.com