Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе
Оптимизация работы бизнеса предполагает постоянный анализ и совершенствование существующих процессов. Один из способов ускорения и снижения процентов ошибок - автоматизация процесса ввода документов в корпоративную систему. Кроме того, существуют программные комплексы, которые могут не только распознавать, но и классифицировать, извлекать данные, проверять их корректность и заносить в корпоративную информационную систему.
Программы с функцией автоматических ответов и автообучения могут значительно сэкономить затраты на внедрение и обслуживание. Такие программы могут формировать автоответы для пользователей или направлять заявки компетентным сотрудникам на основе входящих запросов.
Документы для автоматического распознавания и классификации могут быть получены из любых источников, включая облачные хранилища, сетевые директории, сканеры, электронные письма и фотографии. Существуют решения, которые позволяют интегрировать функционал обработки и классификации документов в используемую корпоративную систему.
Выбирая программное обеспечение для оптимизации бизнес-процессов, следует обращать внимание на проверенные компании с продолжительным опытом работы и успешными решениями в данной области. Интеллектуальные решения ABBYY - это одно из таких решений, которые помогут облегчить рутинную работу и повысить эффективность бизнеса.
Классификация документов занимает важное место в делопроизводстве. Существует множество принципов, по которым можно осуществлять классификацию: по времени создания, по способу изготовления, по месту издания и даже по уровню секретности. Однако в практической работе в организациях наиболее востребованными являются два способа — по сфере использования документа и по его содержанию.
Документы по сфере использования могут быть разделены на несколько подгрупп. К ним относятся организационно-правовые, распорядительные, учетно-расчетные, информационно-справочные, нормативные и коммерческие контракты или договоры.
Классификация документов по содержанию, или семантическая классификация, основывается на понимании того, какой группе принадлежит документ. Для этого необходимо его прочитать. Чтобы, например, понять, что у вас в руках именно договор, а не приложение к нему, необходимо изучить хотя бы первый абзац.
Каждый документ может быть одновременно классифицирован и по типу, и по содержанию. Сотрудникам, ответственным за обработку, необходимо определить тип документа, перевести бумажный документ в электронный, ввести его в систему, а при необходимости направить в соответствующее подразделение.
Ручная обработка документов может привести к ошибкам ввода, что может исказить данные, что является существенным недостатком, если компания хочет занимать достойное место на рынке.
Отправив запрос, клиент ожидает своевременного ответа. Несвоевременные ответы на запросы могут существенно снизить уровень доверия к компании. По данным Accenture, 83% клиентов готовы уйти к конкурентам в том случае, если их не устроит уровень сервиса. Чтобы упростить процесс классификации и повысить качество обработки документов, можно использовать решения ABBYY.
Компания ABBYY разработала несколько интеллектуальных решений, которые успешно оптимизируют основные бизнес-процессы в разных отраслях и департаментах компаний. В частности, решения ABBYY подойдут для улучшения работы делопроизводителей, секретарей, бухгалтеров, а также специалистов службы технической поддержки и работы с клиентами в банковской сфере, нефтегазовой и энергетической отраслях.
Одним из инструментов ABBYY является технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR, которая позволяет конвертировать любые бумажные документы или их сканы, фотографии и PDF-документы в редактируемые форматы, такие как Microsoft Word, Excel и PowerPoint, OpenOffice Writer и другие.
Unique technology ABBYY Compreno, в свою очередь, позволяет классифицировать документы по содержанию, поиск документов, похожих по смыслу, их аннотирование и реферирование. Стоит отметить, что данная технология отличается от классических аналогов, работающих на основе статистики и жестких правил, потому что осуществляет полный семантико-синтаксический анализ текста путем анализа событий и связей. Благодаря такому глубокому анализу увеличивается полнота и качество значимой для компании информации.
ABBYY FlexiCapture Engine также помогает в классификации документов и используется для оптического распознавания символов, меток и интеллектуальной обработки печатных документов. Благодаря этому решению, структурированные и неструктурированные документы могут быть классифицированы, что в свою очередь, позволяет упростить обработку большого количества материалов.
При помощи интеллектуальных решений ABBYY можно круглосуточно отвечать на вопросы, обращаться в службу поддержки только в экстренных случаях. Также можно позволить автоматический ответ, основываясь на информации, собранной из ранее полученных электронных писем, платежей и звонков клиентов. Весьма выгодно использование ABBYY Smart Classifier SDK, которое решает задачи классификации неструктурированных текстовых документов на основе их содержания. С помощью этого решения, например, можно распределять поток входящих документов и легко находить их в корпоративной системе.
Как утверждают специалисты, использование интеллектуальных решений ABBYY значительно повышает эффективность бизнес-процессов, снижает риски утечки конфиденциальной информации и оптимизирует затраты на обработку документов. При этом, как это уже было сказано, заказчик может выбрать самостоятельно, какое из представленных решений оптимально подходит для нужд его компании.
Фото: freepik.com